Généralisation de la facture électronique : les grands principes à retenir 

Retournons au commencement avec la directive 2014/55/UE

Depuis la mise en place de sa directive 2014/55/UE, l’Union Européenne souhaite généraliser au sein de ses états membres la facture électronique dans le cadre des marchés publics. A l'ère du digital, l'objectif de cette directive est d’assurer la traçabilité des factures et la transparence entre les différents acteurs, de réduire considérablement les délais de paiement mais aussi d’optimiser les échanges entre les entreprises privées et les organismes publics.

Depuis 2020, quelles sont les entreprises soumises à l'obligation d'émettre des factures dématérialisées ? En France, c’est en 2017 que la loi s’est appliquée avec la mise en place de Portail Chorus Pro. Il s'agit d'une solution mutualisée de facturation électronique visant à répondre à l'obligation fixée par le gouvernement. Le portail Chorus Pro vise à simplifier les démarches des entreprises et à répondre à l'enjeu de l'Etat qui est de réduire les délais de paiement. Depuis le 1er janvier 2017, les grandes entreprises ont l’obligation de déposer leurs factures à destination des organismes publics sur le portail Chorus. L’obligation a été étendue au ETI au 1er janvier 2018, au PME depuis le 1er janvier 2019 et s’applique aux TPE depuis le 1er janvier 2020.

Le plan finance 2020 : axé sur les relations inter-entreprises

L'Etat ne s'est pas arrêté là en matière de facturation électronique ! Un projet de loi finance a vu le jour en 2020, avec l'article 153. Le PLF prévoit l’obligation de facturation électronique dans les relations inter-entreprises et la transmission sous forme électronique des données des factures électroniques à l’administration pour leur exploitation à des fins, notamment, de modernisation de la collecte et des modalités de contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée. 

La réforme repose sur deux obligations :

• L'e-invoicing : Il s'agit de l'émission et la réception des factures dans un format électronique précis, à travers les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) ou du Portail Public de Facturation (PPF).
• L'e-reporting : Il s'agit de la transmission à l'administration fiscale de certaines informations relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique (B2B International et B2C)

Quels sont les objectifs du PLF ?

• Améliorer la compétitivité et l’efficacité des entreprises : réduction des délais de paiement et allégement des charges administratives
• Simplifier la déclaration de la TVA en préremplissant certaines informations
• Avoir des outils permettant un meilleur contrôle dans l'objectif de lutter contre la fraude à la TVA
• Suivre en temps réel l'activité des entreprises afin de piloter plus efficacement les actions de l'administration fiscale, en fonction de la réalité économique des acteurs

Définition d'une facture électronique selon la réforme

Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré afin de permettre son traitement automatique et électronique. C'est à dire que son cycle de vie doit être digitalisé de A à Z : création, transmission, réception, intégration compta et archivage. Vous l'aurez compris, une facture PDF ou qui a été imprimée puis numérisée n'est pas considérée comme une facture électronique. 

La calendrier initial (avant report)

Le 28 juillet 2023, la DGFIP a publié un communiqué de presse informant du report de la réforme à une date future (prévue initialement au 1er juillet 2024). Un nouveau calendrier devrait être établi prochainement. D'ailleurs les premières dates commencent à être communiquées : l'ancienne date du 1er juillet 2024 est reportée au 1er septembre 2026... 🧐 Affaire à suivre de près ! 

Pour rappel, la mise en application du projet de loi aurait dû commencer au 1er juillet 2024. A partir de cette date, toutes les entreprises devaient être prêtes à recevoir les factures sous format électronique. Ensuite serait venu l'obligation d'émettre des factures électroniques, dont la mise en place aurait été progressive. Les entreprises auraient dû avoir du 1er juillet 2024 au 1er janvier 2026 pour se mettre en conformité avec la réglementation :

• 1er juillet 2024 : les grandes entreprises
• 1er janvier 2025 : les ETI
• 1er janvier 2026 : toutes les entreprises, TPE et PME

Comment ça se passe chez nos voisins européens ?

La réforme de la facture électronique ne concerne pas seulement la France. Celle-ci a également été initiée en Italie et en Pologne. Et les raisons sont les mêmes pour ces trois pays : renforcer la lutte contre la fraude fiscale, améliorer la compétitivité des entreprises, simplifier les démarches et obligations déclaratives et enfin obtenir des informations en temps réel de l'activité économique.

La manière de gérer les flux n'est cependant pas la même dans ces trois pays. En Italie comme en Pologne, l'Etat a mis en place une plateforme unique et obligatoire pour tous. La France, elle, a fait le choix d'une démarche plus ouverte. 

Obligations légales : comment être conforme à la facture électronique ?

Pour être en phase avec cette réglementation, la dématérialisation du processus de facturation est une première étape. Pour cela, le mieux est de faire appel à un prestataire expert qui saura vous accompagner dans la mise en place d'une solution adaptée à votre environnement. Mais il ne suffit pas de s’arrêter à ce stade. Pour que votre entreprise soit réellement en accord avec la réglementation, il faut que vous donniez une valeur légale à vos factures, c’est-à-dire que le processus mis en place doit garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de chaque facture.

Pour assurer cette valeur légale à vos factures électroniques, trois solutions s’offre à votre entreprise :

• La signature électronique : Encadrée juridiquement par la loi du 13 mars 2000, la signature électronique est aussi fiable qu’une signature papier. Elle a pour objectif de démontrer à un tiers qu’un document donné (c’est-à-dire sans aucune modification) a été approuvé par une personne identifiée. La signature doit pouvoir garantir l'identité du signataire, l'intégrité du document signé et la non-répudiation par le signataire du document signé. L’authenticité de la facture ne peut donc pas être contestée. Lire notre article : Sécurisez vos échanges avec une solution de signature électronique !
• L’EDI (Echange de données informatisé) : Il permet un échange direct, d’ordinateur à ordinateur, de différents documents dits normalisés (commandes, avis d’expédition, factures, catalogues de prix…) entre un émetteur, ses fournisseurs, clients ou encore partenaires. L’objectif étant d’assurer la traçabilité des données qui sont échangées.
• La piste d’audit fiable : L’objectif de la piste d’audit fiable est d’assurer la traçabilité du processus de facturation depuis son origine et dans un ordre chronologique, mais aussi les conditions d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité des factures. Ce procédé a également pour objectif de garantir un lien entre les factures émises et la livraison des biens ou prestations facturées. Avec pour enjeu final pour votre entreprise de lutter contre la fraude et d’éviter aux maximum les fausses factures électroniques. Notre article sur la piste d'audit fiable

Les différentes plateformes de transmission des factures électroniques

Avec la réforme, les entreprises françaises ne s'échangeront plus directement les factures, celles-ci devront transiter par une plateforme de dématérialisation. Pour assurer vos échanges de factures et des données associées, le gouvernement français vous laisse le choix :

• Vous connecter vous-même au Portail Public de Facturation (PPF) de l’Etat, qui est public et gratuit. Le PPF sera mis à disposition des entreprises sur la base d'un service minimum. Le PPF dispose des fonctionnalités suffisantes pour être en conformité. 
• Acheter et déployer une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), qui est privée et payante. Le PPF peut être relayé par des plateformes qui seront proposées par des opérateurs privés de confiance et immatriculées auprès de l'administration fiscale. 
• Déléguer à un Opérateur de Dématérialisation (OD) la collecte et le dépôt de vos factures sur le PPF / un PDP. L'OD se distingue en proposant un véritable service à valeur ajoutée pour la gestion des factures émises et/ou reçues. En optant pour un OD, la gestion des contraintes métiers est assurée (commandes, livraison, paiement...) et plusieurs automatisations peuvent être mises en place. 

Comment mettre en place la facturation électronique ?

Pour vous guider dans votre démarche de mise en place de la facturation électronique, il est important de vous faire accompagner par un prestataire spécialisé et expert dans le domaine, qui saura vous apporter les meilleurs conseils et solutions pour la mise en œuvre et la réussite de vos projets. Pour cela, il faut se rapprocher d'un prestataire capable de vous fournir une solution de dématérialisation des factures.

Mais avant de se lancer tête baisser dans le déploiement d'un nouveau projet et de ses services, il est important d'anticiper et de se poser les bonnes questions. C'est là qu'un expert saura vous guider dans vos choix ! Dans un premier temps, il est important de réaliser une analyse de votre situation afin d'identifier les process qui demandent à être automatisés et d'anticiper les gains et freins qui pourraient être rencontrés. A partir de là, il est également essentiel d'impliquer les collaborateurs dans votre démarche afin qu'ils comprennent et adhérent de suite au projet. L'autre point important sera ensuite de cadrer votre projet en définissant les objectifs auxquels doit répondre la solution mise en place. Découvrez notre article sur l'accompagnement de vos projets de dématérialisation

Axess se positionne aujourd'hui comme Opérateur de Dématérialisation (OD) avec son offre de dématérialisation et de GED Nexia. Nexia c'est une solution 100% SaaS et flexible qui accompagne les entreprises dans la digitalisation de leurs processus métiers. En tant qu'OD, la solution Nexia se définit comme un facilitateur entre vous et le PPF (Portail Public de Facturation), ce qui nous permet de :

• Apporter de la valeur à vos équipes sur les documents et factures du quotidien
• Assurer pour vous notamment les collectes/dépôts de factures et les remontées de statut, pour que vous n'ayez pas à vous en occuper et que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel
• Echanger avec le PPF, seule plateforme agréée à ce jour, pour assurer votre mise en conformité 

Malgré le report de la réforme de 2024 à 2026, nous continuons à vous conseiller de vous mettre en conformité dès maintenant. Ce type de projet a besoin d'être anticiper au maximum afin de le mettre en place efficacement et sereinement. Pour vous accompagner dans vos projets, nous avons chez Axess une équipe dématérialisation à votre écoute et capable de vous guider dans votre transformation. Pour cela, contactez notre équipe commerciale via le formulaire dédié.