Afin d’encadrer davantage le marché de la dématérialisation, une nouvelle norme NF Z42-026 a été publiée, relative aux prestations de numérisation et d’archivage.

Qu’apporte la nouvelle norme NF Z42-026 ?

La norme NF Z42-026, publiée récemment, fait suite à l’article 1379 du Code civil relatif à la copie fiable ainsi qu’au décret n°2016-1673 qui comprend une liste de solutions envisageables pour garantir l’intégrité de la copie fidèle (empreinte, horodatage, cachet électronique, …). Elle est également complémentaire à la NF Z42-013 qui certifie déjà depuis quelques années les Système d’Archivage Electronique. Cette norme a pour objectif de spécifier les conditions dans lesquelles doivent être numérisés les documents sur support physique afin qu’il y ait une équivalence avec le document d’origine.

Couplé à un  SAE, la norme NF Z42-026 permet aux entreprises de respecter ce qui est imposé par les réglementations et textes légaux afin de pouvoir disposer de copies numériques ayant la même valeur que les documents originaux et de permettre, suivant les cas, de détruire ces derniers. Cette norme concerne autant les documents comptables et financiers que les documents administratifs et commerciaux.

A qui s’adresse la norme ?

La norme s’adresse aux fournisseurs de solutions d’externalisation et donc à leurs clients. Le but étant pour eux de délivrer des fichiers en conformité avec les exigences d’une copie fiable et donc de répondre aux nouvelles réglementations actuelles sur le sujet. La NF Z42-026 pourra également être utilisée en interne par une organisation si celle-ci souhaite numériser ses document en utilisant un scanner ou copieur.

Avant la mise en place de la norme NF Z42-026, il est bien évidemment nécessaire d’analyser ses données et processus afin de mettre en avant les risques encourus. La norme comprend deux niveaux de classification qui doivent être pris en compte :

  • Classe 1 : spécification des documents à haute sensibilité
  • Classe 2 : spécification des documents de moindre sensibilité

Face au développement de la digitalisation et de l’automatisation des processus documentaires, la norme arrive à point nommé sur un marché où il devient nécessaire de faire évoluer le cadre normatif lié à ces nouvelles pratiques numériques.

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