Comment mener une politique d’archivage électronique efficace ?

Qu’est-ce que l’archivage électronique ?

L’archivage électronique, brique essentielle d’un projet de dématérialisation, est aujourd’hui une obligation et une nécessité pour les entreprises :

• Une obligation au regard de la loi notamment en termes de commerce, impôts, code du travail…
• Une nécessité pour protéger ses données en réduisant les risques et pour préserver le patrimoine de l’entreprise.

Depuis l’an 2000 et la loi du 13 mars qui introduit l’écrit électronique dans le code civil, l’archivage électronique est de plus en plus encadré par la réglementation et est désormais considéré comme une reconnaissance de la valeur légale du document numérique.

Plus concrètement, l’objectif de l’archivage électronique est de conserver les documents dans le but de les retrouver sur des durées définies. Il donne une véritable valeur juridique aux informations archivées et doit donc être intégré à la politique des risques de l’entreprise.

Attention à ne pas confondre l’archivage numérique avec le stockage et la sauvegarde. Le stockage équivaut à l’enregistrement des données sur un support informatique pour une utilisation courante et immédiate. La sauvegarde quant à elle est une copie des données d’un support à un autre pour permettre la restauration de celles-ci en cas de panne ou d’incident.

Mettez en place une politique d’archivage électronique en 3 points !

Afin de mener une politique d’archivage électronique efficace et qui respecte la réglementation actuelle, il est nécessaire de s’attarder sur certains points importants :

Définir une organisation précise

Dans un premier temps, il est nécessaire de prévoir le rôle de chacun dans la politique d’archivage électronique. L’entreprise doit organiser et prévoir les responsabilités de chaque acteur impliqué dans la mise en place et le l’utilisation de la solution d’archivage, mais aussi les dispositifs et pratiques à mettre en place pour l’ensemble des archives.

Les documents à archiver

Le 2^ème point concerne les documents à archiver. Il est indispensable en amont de lister les documents que vous souhaitez archiver afin de choisir la solution d’archivage qui correspondra le mieux. Voici quelques exemples de documents archivables : factures dématérialisées, bons de livraison, déclarations fiscales et sociales, pièces comptables, copies des bulletins de paie, documentations de logiciels…

Les cinq garanties de l’archivage

Enfin, lors de la mise en place de la solution d’archivage électronique, il sera important de vérifier que celle-ci apporte et garantisse :

• La pérennité grâce à des formats de conservation standardisés afin que les documents puissent être relus pendant la période de conservation.
• L’intégrité au travers de moyens permettant de vérifier qu’il n’y a pas eu de modification sur les documents.
• La sécurité grâce à un archivage sur plusieurs sites et un contrôle optimal des accès.
• La traçabilité grâce à l’enregistrement au sein de journaux quotidiens, eux-mêmes archivés.
• L’exhaustivité en disposant de moyens permettant de vérifier que la liste des documents est bien conforme à ce qui a été déposé sur la solution d’archivage électronique.