L’archivage numérique est de plus en plus ancré dans la stratégie des entreprises. Mais avant toute chose, il est important de se poser les bonnes questions pour choisir la solution d’archivage électronique adaptée.

Petit rappel sur l’archivage électronique

Brique essentielle pour assurer la sécurité des documents, l’archivage électronique permet la conservation sur une durée définie et l’accessibilité de vos documents archivés. Elle donne une valeur juridique aux informations qui y sont contenues, en assurant la pérennité, l’intégrité et la sécurité des documents.

L’archivage numérique est considéré comme une véritable source de sécurité juridique, fiscale et financière pour les entreprises.

Les points clés à respecter pour votre solution d’archivage

Cependant, afin de bien choisir sa solution d’archivage électronique à valeur probante, c’est-à-dire un archivage assurant la conservation d’un document à long terme, il est essentiel de connaître les 6 points clés suivants :

1. GED et SAE : Faites la différence !

Une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) assure l’indexation et le stockage de documents. Un SAE (Système d’Archivage Electronique), quant à lui, en plus d’indexer et stocker les documents répond aussi à la logique de conservation et de conformité des données au sens légal. Grâce des fonctionnalités spécifiques, le SAE assure l’intégrité des documents électroniques afin que l’entreprise puisse disposer de preuves en cas de contentieux.

2. Soyez conforme aux réglementations

Autre point à tenir compte avant de choisir sa solution d’archivage électronique à valeur probante : La réglementation. En effet, s’il s’agit d’un SAE, il est impératif que celui-ci respecte la norme AFNOR NF Z42-013 si le projet est français ou bien l’ISO 14641-1 si le projet est international. D’autres législations existent également comme l’agrément SIAF pour les collectivités publiques.

3. Où se trouvent vos archives ?

Pour tous les documents dit à destination fiscale tels que les factures, les bons de commande ou de livraison, ceux-ci doivent être localisés en France ou dans un pays de l’Union Européenne. Pour les documents contenant des données à caractère personnel, la localisation hors France ou UE est encadrée par la CNIL. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez notre article spécial RGPD.

4. Posez les bonnes questions

Avant de s’engager auprès d’un prestataire de solution d’archivage électronique, il est nécessaire de lui poser les bonnes questions et qu’il sache surtout y répondre ! Voici un exemple de question à poser : Le prestataire s’engage-t-il seulement sur une maintenance corrective et évolutive du logiciel ou s’engage-t-il sur les documents confiés eux-mêmes ?

5. Quels sont les moyens de sécurité mis en œuvre pour vos données ?

Afin de bien choisir sa solution d’archivage électronique à valeur probante, il faut que celle-ci soit conforme aux normes en vigueur relatives à la sécurité informatique. Par exemple, pour les SAE en mode SaaS, la norme ISO/IEC 270001 est un véritable gage de confiance. Il existe également des labels lié à la cybersécurité. Il est aussi nécessaire de s’assurer la mise en œuvre d’une redondance du SAE afin de limiter la perte de documents en cas d’incident.

6. Assurez-vous de la réversibilité

Enfin, lors du choix de votre solution d’archivage électronique à valeur probante, il faudra s’assurer de la réversibilité. C’est-à-dire qu’en cas de rupture du contrat ou de contentieux nécessitant la fourniture d’éléments de preuve à la justice, le prestataire doit être en mesure de fournir les éléments archivés mais aussi les éléments de traçabilité comme le journal de cycle de vie de l’archive, l’horodatage ou encore les empreintes.

Ainsi, il est primordial de respecter les 6 critères cités précédemment afin de choisir la bonne solution d’archivage électronique à valeur probante, garantissant la pérennité, l’intégrité et la sécurité de vos documents.

Codexia propose à ses clients une solution d’archivage électronique complète. La solution dispose d’un coffre-fort électronique (en accord avec la norme AFNOR Z42-013) garantissant un archivage probant de vos documents. Codexia archive l’ensemble de vos documents : emails, documents papiers numérisés, documents médicaux, factures fournisseurs, contrats, bulletins de paie, documents liés au patrimoine de l’entreprise…

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