Depuis le 1er janvier 2017, la dématérialisation des fiches de paie est entrée en vigueur dans le cadre de la loi travail. Employeurs, voici 5 obligations à respecter pour la mise en place de l’e-bulletin !

La dématérialisation des fiches de paie

Auparavant, les bulletins de paie pouvaient être dématérialisés mais avec l’accord du salarié. Désormais avec le « bulletin de paie 2017 », l’employeur peut librement mettre en place l’e-bulletin. Toutefois, le bulletin de paie dématérialisé est soumis à certaines modalités que l’employeur doit prendre en compte pour respecter les réglementations en vigueur.

Les 5 obligations à respecter

1. Informer vos salariés

Si l’entreprise décide de remplacer le bulletin papier par un bulletin de paie dématérialisé il est nécessaire de prévenir les salariés au moins 1 mois à l’avance. Le salarié a le droit de s’opposer à cette transition. L’employeur aura 3 mois pour prendre en compte la demande de son salarié.

2. Garantir la confidentialité des e-bulletins

L’employeur a l’obligation de transmettre les bulletins de salaire dématérialisés dans des conditions qui garantissent l’intégrité et la confidentialité des informations contenues dans le document. Pour cela, les bulletins peuvent être conservés au sein d’un coffre-fort électronique qui garantira des documents d’origine ayant subi aucune modification.

3. Assurer la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé

Le bulletin de paie dématérialisé doit être accessible et disponible pour le salarié et ce pour une durée de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié est atteint l’âge de 75 ans. Toutefois, en cas de cessation d’activité de l’entreprise, l’employeur devra informer les salariés 3 mois avant la fermeture du service de mise à disposition des bulletins de salaire pour qu’ils aient le temps de récupérer leurs e-bulletins.

4. Assurer la facilité d’accès

L’accès et la récupération des bulletins de salaire dématérialisés par le salarié doit se faire de manière simple, c’est-à-dire sans manipulations complexes et répétitives.

5. Lier les bulletins de paie au Compte Personnel d’Activité (CPA)

Le service en ligne associé au CPA doit permettre au salarié titulaire d’accéder à tous ses bulletins de paie dématérialisés.  Et cet accès doit être garanti par l’entreprise elle-même.

Désormais vous pouvez opter pour le bulletin de paie dématérialisé et ainsi réduire vos quantités de papiers. Pour vous accompagner, Codexia, logiciel de dématérialisation des processus RH, dématérialise de manière sécurisé vos documents RH tels que les contrats et bulletins de paie. Les documents sont ensuite stockés sur son coffre-fort électronique garantissant leur intégrité.

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