GED & SAE : Quelles sont les différences ?

Avec la digitalisation, apparaissent de nouvelles technologies comme la GED et le Système d’archivage électronique (SAE). Bien souvent confondues, des différences existent cependant entre ces deux technologies ! Découvrons-les.  

La GED : la collaboration au cœur de la solution

La GED (Gestion Electronique de Documents) a pour rôle de centraliser l’ensemble des documents, quel que soit leur origine et leur format, en un point unique. C’est bien plus qu’une simple sauvegarde ! L’objectif de la GED étant d’harmoniser les processus afin de faciliter la gestion des documents au sein de l’entreprise.

La GED fonctionne en plusieurs étapes : numérisation des documents (si format papier), capture, indexation, classement, stockage, accès et diffusion. Les documents concernés par la GED sont les documents à utilisation quotidienne ou régulière qui doivent pouvoir être diffusés, modifiés voire supprimés, tout en assurant leur traçabilité et une sécurisation optimale.

En choisissant une solution de GED, les entreprises cherchent aussi un moyen de favoriser la collaboration entre les acteurs de l’entreprise. Elle permet par exemple de partager des documents ou encore de mettre en place des circuits de validation…

Enfin, la GED c’est également la solution faite pour vos processus métiers ! Elle tient compte du cycle de vie de chaque document tout en permettant l’interaction avec vos applications métiers.

Et le SAE dans tout ça ? Quelles sont ses fonctionnalités premières ?

SAE : La sécurité en priorité

Un SAE est quant à lui considéré comme un coffre-fort numérique qui a pour vocation d’assurer la sécurité des documents sensibles : légaux, historiques, patrimoniaux ou encore scientifiques…

Il s’agit avant tout d’une solution globale capable d’assurer l’accès, la confidentialité, l’intégrité, la pérennité ainsi que la traçabilité de chaque document. Contrairement à la GED, lorsqu’un document est intégré au SAE, il devient impossible de le modifier voire même de le supprimer. Le système assure un archivage à valeur probante c’est-à-dire un archivage assurant la conservation d’un document à long terme, dans le respect des contraintes légales et des normes d’archivage.

Lors du déploiement d’un Système d’archivage électronique, il est conseillé de mettre en place une politique d’archivage qui définit les contraintes juridiques, opérationnelles, techniques et fonctionnelles ainsi que les droits accès. Ce qui permet de renforcer davantage la fonction de sécurité du SAE.

GED et SAE : Un duo possible ?

Bien souvent confondus, la GED et le SAE ne peuvent cependant pas se comparer ni se substituer à l’autre. Ces deux technologies ne répondent pas au même besoin, ni à la même finalité.

Ce sont avant tout des solutions complémentaires avec comme objectif premier la sécurité des informations. Dans ce cas, la GED facilite la gestion des documents dans l’entreprise et le travail collaboratif, tandis que le SAE offre une solution de conservation des documents et de sécurité.

Bien évidemment, il est essentiel avant toute mise en place de nouvelle technologie de se poser les bonnes questions afin de se diriger vers la solution la plus adaptée au contexte et aux besoins de l’entreprise.

Pour aller
plus loin

Axess Business Solutions est un expert en automatisation et digitalisation des processus documentaires et vous propose :

– Une solution de GED transversale qui assure la gestion de l’ensemble des documents d’une entreprise, peu importe son pôle métier. Avec la GED Codexia, vos documents sont centralisés en un seul point et disponible à chaque instant ce qui facilite le travail collaboratif.

– Une solution d’archivage électronique complète dotée d’un coffre-fort électronique (en accord avec la norme AFNOR Z42-013) garantissant un archivage probant de vos documents, c’est-à-dire un archivage assurant la conservation d’un document à long terme.

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