Concerné par la nouvelle réglementation relative à la dématérialisation des commandes publiques qui rentrera en vigueur le 1er octobre 2018, EPINAL HABITAT se devait de trouver une solution pour répondre à ces nouveaux enjeux.

Une nouvelle réglementation dédiée aux marchés publics

A partir du 1er octobre 2018, les commandes publiques devront être obligatoirement dématérialisées mais aussi signées de manière numérique, via une solution de signature électronique conforme. Une obligation à laquelle devront répondre de nombreux OPH, dont EPINAL HABITAT, afin d’être conformes à la réglementation.

Office Public de l’Habitat (OPH) situé dans le département des Vosges, EPINAL HABITAT compte 105 collaborateurs divisés en 4 services (location, finance, proximité, développement du patrimoine). L’OPH utilisait jusqu’alors une solution de dématérialisation mais seulement pour assurer la gestion de ses factures fournisseurs, ce qui ne lui permettait pas d’être conforme avec la nouvelle réglementation liée à la dématérialisation des marchés publics.

Cette dématérialisation partielle de l’OPH nécessitait également d’utiliser plusieurs interfaces, suivant les documents utilisés. Ce manque d’homogénéité dans le traitement des documents impacte la traçabilité et la sécurité des données en interne et en externe ; et engendre une perte de temps dans le traitement des documents.

L’OPH, par l’intermédiaire d’un prestataire externe, démarre un projet de dématérialisation de ses marchés publics pour :

  • Etre conforme à la nouvelle réglementation
  • Unifier la gestion des marchés publics
  • Gagner du temps dans le traitement des appels d’offre
  • Sécuriser le circuit de validation des marchés publics en interne comme en externe

Ce projet de dématérialisation exigeait également une interface avec la solution de gestion Prem’Habitat dédiée à l’habitat social et utilisée par EPINAL HABITAT.

Codexia digitalise toutes les étapes des marchés publics

EPINAL HABITAT a choisi de faire appel à Axess Business Solutions, reconnu comme un expert de l’habitat social, pour dématérialiser ses marchés publics. Les raisons ? Un 1er projet de dématérialisation des factures réussi avec la solution Codexia Factures d’Axess Business Solutions. Les utilisateurs déjà habitués à Codexia, l’appropriation de la nouvelle solution n’en sera que plus simple et permettra une harmonisation des outils utilisés dans les différents services.

L’autre point fort de la solution est son interopérabilité avec l’ERP Prem’Habitat utilisé quotidiennement par l’OPH.

Pour ce projet, c’est une véritable solution sur-mesure de GED des marchés publics qui a été développée par Axess Business Solutions, visant à être en accord avec la réglementation à venir.

En continuité avec la gamme Codexia, la solution est basée sur des technologies innovantes de LAD, GED, workflow et de signature électronique, et permet de gérer le cycle de réponse aux candidats se voyant attribuer (lettre de plaisir) ou refuser (lettre de regret) un marché public.

La digitalisation de l’ensemble des étapes d’un marché public est alors assurée :

  • Génération des lettres de plaisir et regret via le workflow
  • Signature numérique des lettres par le Directeur Général
  • Envoi des lettres aux candidats directement depuis la solution
  • Signature par les candidats des lettres de plaisir et de l’acte d’engagement via la signature électronique sécurisée
  • Conservation et traçabilité des lettres de plaisir dans la GED Codexia

Découvrez bientôt les retours d’Epinal Habitat sur ce projet sur notre site www.codexia.axess.fr !

EPINAL HABITAT, est un Office Public de l’Habitat (OPH) basé à Epinal, qui a pour mission de construire et gérer des logements sociaux mais aussi d’intervenir dans des missions d’aménagement et d’urbanisme pour les collectivités publiques.

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