Val Touraine Habitat : La dématérialisation au service des factures de l’OPH !

L’obligation de dématérialiser les factures, une interface avec PortalImmo, l’obsolescence des outils, une nécessité de plus de productivité… Découvrez comment Val Touraine Habitat se tourne vers l’avenir grâce à la solution Codexia !

Le contexte : vers une digitalisation des factures d'investissement

Pour gérer ses factures, Val Touraine Habitat, office public de l’habitat (OPH) et premier bailleur social de la région Centre Val de Loire, utilisait jusqu’en 2018 un outil, composé d’un workflow et d’une GED, qui assurait la dématérialisation de ses factures d’exploitation.

Au fil des années, les besoins de Val Touraine Habitat ont évolué. « Les factures d’exploitation n’étaient plus les seules, nous souhaitions également digitaliser la gestion de nos factures d’investissement » explique Mylène CERON, Chef de projet chez Val Touraine Habitat. Tout ça en lien avec PortalImmo Habitat, l’ERP métier utilisé par l’OPH. Chose à laquelle l’outil existant ne pouvait répondre.

Autre évolution majeure pour Val Touraine Habitat : CHORUS Portail pro, sujet au cœur de l’actualité pour l’ensemble des OPH, qui rend la facturation électronique obligatoire pour les fournisseurs du service public.

Le point réglementation

En juin 2014, le Gouvernement français a mis en œuvre l’Ordonnance n°2014-697 qui rend la facturation électronique obligatoire pour les fournisseurs du service public avec pour objectif de simplifier les échanges de factures dématérialisées via CHORUS Portail Pro.

Il était alors temps pour le bailleur de se tourner vers l’avenir et de trouver la solution qui répondrait à ses nouveaux besoins et qui s’interfacerait au mieux avec l’ERP PortalImmo Habitat !

Les challenges
à relever

  • Traitement jusqu’à 50 000 factures par an
  • Gain de productivité et en temps pour garantir un paiement dans les meilleurs délais
  • Amélioration de la traçabilité des factures
  • Une solution qui s’interface l’ERP métier PortalImmo utilisé par l’OPH
  • Gestion automatisée des flux CHORUS en accord avec la réglementation actuelle

Codexia, la solution qui fait face à CHORUS !

Après avoir lancer un appel d’offres et comparer différents fournisseurs, c’est Axess Business Solutions expert en digitalisation du secteur de l’habitat social et sa solution de dématérialisation des factures Codexia qui ont été choisis par Val Touraine Habitat.

Comment Codexia a fait la différence ?

L’offre Codexia propose une GED reconnue comme fiable, qui permet d’assurer la traçabilité de l’ensemble des données qui y sont stockées. L’autre point fort de Codexia est sa capacité d’interface avec PortalImmo, ERP métier édité par Aareon partenaire historique d’Axess Business Solutions, mais aussi avec CHORUS Portail pro.

Le projet de l’OPH s’est fait en deux temps. Codexia a d’abord était déployée pour la gestion des factures d’exploitation. En ce qui concerne les factures d’investissement, la mise en œuvre du projet est actuellement en cours en cette fin d’année 2019.

Grâce à des technologies de LAD, GED et Workflow, Codexia traite la chaîne complète de gestion des factures d’exploitation de Val Touraine Habitat de la réception jusqu’au règlement. Désormais, les factures de l’OPH sont centralisées au sein de la même solution Codexia. Chaque utilisateur accède facilement et rapidement aux informations pour une meilleure réactivité au quotidien.

Grâce à la complémentarité de Codexia et de l’ERP PortalImmo Habitat, la saisie manuelle des factures d’exploitation devient un lointain souvenir pour Val Touraine Habitat ! Les tâches à faible valeur ajoutée diminuent. Les utilisateurs gagnent du temps et en productivité au quotidien.

Enfin avec Codexia, les flux CHORUS sont entièrement automatisés. Ce qui permet à l’OPH d’être en phase avec la nouvelle réglementation et de simplifier ses échanges avec le secteur public.

Ce qui ressort de ce retour d’expérience, c’est aussi l’accompagnement de l’OPH par les équipes d’Axess Business Solutions, leur réactivité et les conseils apportés à Val Touraine Habitat au quotidien. « Nous avons apprécié l’ergonomie et la simplicité d’utilisation de Codexia. Nous avons également mené une enquête en interne auprès des utilisateurs de Codexia. Les points positifs qui ressortent de cette enquête sont l’ergonomie de la solution, le gain de temps et aussi la rapidité » conclu Mylène CERON.

Nous retrouverons prochainement Mylène CERON pour un focus sur la mise en place de Codexia pour les factures d’investissement de l’OPH. Soyez au rendez-vous !

Val Touraine Habitat

Val Touraine Habitat, office public de l’habitat (OPH), est le premier bailleur social de la région Centre Val de Loire. Composé de 400 collaborateurs, l’OPH gère en 2019 près de 23 000 logements implantés sur 200 communes partenaires.

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