La technologie et les nouvelles réglementations ont rendu possible la digitalisation des processus liés aux dépenses professionnelles. Où en sont les salariés français ? Utilisent-ils les nouveaux outils de gestion pour leurs notes de frais ?

Les notes de frais au cœur de la transformation digitale des entreprises

Depuis la parution de l’arrêté du 22 mars 2017, en application de l’article L.102B du livre des procédures fiscales, les entreprises peuvent désormais conserver au format numérique des factures initialement émises au format papier.

Le saviez-vous ?

La numérisation des justificatifs doit respecter certains critères :

  • Les couleurs doivent être reproduites à l’identique, c’est-à-dire sans traitement d’image.
  • La compression est autorisée sous réserve qu’elle ne fasse aucune perte.
  • Le format PDF est obligatoire.
  • L’archivage doit être spécifique (10 ans selon le type de document) et les documents accessibles.

Ces nouvelles modalités, ouvrent aux entreprises de nouvelles possibilités en termes de gestion des documents papiers, de coût de stockage, de manipulation des archives et de productivité. Concernant les salariés, ils peuvent désormais gérer leurs notes de frais ainsi que les justificatifs papiers originaux de façon dématérialisée et en quelques clics. Les salariés français consacrent en moyenne 27 minutes à la gestion de chacune de leurs notes de frais et ce temps peut même monter jusqu’à 30 minutes pour plus d’un salarié sur cinq.

100% numérique, la gestion des notes de frais devrait permettre de gagner du temps dans la saisie, le stockage, la transmission et le suivi de leurs notes de frais supprimant ainsi le côté chronophage de cette tâche.

Où en sont les salariés français ?

À l’heure actuelle, une majorité des salariés (95%) conserve les justificatifs papiers originaux de leurs dépenses professionnelles telles que les tickets de caisse ou factures. Parmi eux 27% les conservent eux-mêmes et 73% les transmettent au service s’occupant des notes de frais. Le réflexe du papier reste donc très ancré.

Les notes de frais font partie de la vie de l’entreprise. Pourtant toutes les entreprises ne disposent pas d’outil dédié à cette tâche. 59% des salariés ne disposent pas d’un logiciel leur permettant de numériser leurs justificatifs papiers eux-mêmes. Pour 32% le logiciel ne le permet pas et pour 68% leur entreprise gère les notes de frais via des formulaires papiers ou Excel. En outre, 41% des salariés disposent d’un logiciel de gestion des notes de frais leur permettant de numériser leurs justificatifs papiers eux-mêmes. Mais 27% n’utilisent pas cet outil par manque de temps ou d’équipement tel que le scanner. Les 95% des salariés qui l’utilisent sont quant à eux satisfaits de leur outil.

Utiliser un logiciel de gestion des notes de frais a plusieurs avantages :

  • Gain de temps.
  • Remboursement plus rapide des notes de frais.
  • Moins de risques de ne pas se faire rembourser en cas de perte du justificatif papier.

Pour les salariés qui ne disposent pas encore de ce type de solution, l’attente est grande puisque 83% sont favorables à la mise en place d’un logiciel de gestion des notes de frais et notamment de stockage des justificatifs papiers sous format numérique dans leur entreprise.

Les salariés français sont prêts à passer au 100% numérique et donc au zéro papier. Mais les entreprises doivent faire des efforts pour mettre à disposition de leurs salariés des solutions de gestion des notes de frais leur permettant de gagner du temps au quotidien.

Pour choisir la meilleure solution, le mieux est de faire appel à un prestataire expérimenté qui saura gérer le cycle de vie complet de vos notes de frais, de la saisie de la demande de remboursement, à la comptabilisation et au paiement de la note, en passant par un processus de contrôle et de validation.

Axess Business Solutions, en partenariat avec la société CarlaBella, leader sur le marché en termes de gestion des dépenses des collaborateurs, vous propose une solution assurant la gestion de vos notes de frais afin réduire de moitié leur coût de traitement.

Les chiffres sont issus du sondage OpinionWay pour Concur réalisé du 13 au 18 septembre 2017.

Inscrivez-vous à la newsletter